Spędziłam grubo ponad dekadę na szukaniu idealnego systemu, który pozwoli mi być jak najbardziej produktywną. Przeczytałam przy tym mnóstwo książek, w tym słynne Getting Things Done (która, o ironio, jest pierwszą książką, której nigdy nie dokończyłam).
Optymalizowałam też przestrzeń wokół siebie: dbałam o to, żeby biurko i mieszkanie były ergonomiczne i żeby nie dopadały mnie mikrofrustracje z rzeczy, które trwają odrobinę za długo (jak używanie trzech różnych pilotów, żeby cokolwiek obejrzeć na telewizorze - a z każdego tylko dwa guziki. Jedno z najgorszych UX w całej współczesnej technologii).
Próbowałam list TODO i blokowania czasu. Przypisywania priorytetów i ustawiania przypomnień, żeby zrobić coś później, ale o bardzo konkretnej porze. Nawet drobnych nagród za odhaczone zadania.
W końcu dotarło do mnie, że nie ma znaczenia, jakiego systemu używam, jeśli ciągle wpisuję na listę niewłaściwe rzeczy. Wszystkie dostępne poradniki mówią Ci, jak zarządzać tym, co masz do zrobienia - ale skąd właściwie masz wiedzieć, czy te rzeczy w ogóle są warte zrobienia?
Pułapka perfekcjonizmu
Słyszałam, jak ludzie mówią, że jeśli chcesz, żeby coś było zrobione dobrze, zrób to sama, albo że jeśli coś nie jest idealne, to nie warto tego robić. Żadne z tych podejść nie jest specjalnie zdrowe i oba są świetnym sposobem na to, żeby zacząć się frustrować życiem.
Sama tam byłam - do momentu, w którym miałam po prostu za dużo na głowie i zabrakło mi czasu, żeby robić wszystko idealnie. Okazało się, że nikt nie zauważył różnicy, kiedy rzeczy przestały spełniać moje standardy. Ludzie wokół mnie mieli dużo bardziej realistyczne wyobrażenie o tym, co znaczy „zrobione”.
Obniżyłam swoje standardy i Tobie radzę to samo. Żyjemy w świecie, który z samej swojej natury nie jest idealny - i to właśnie napędza ewolucję. Po co iść pod prąd i próbować być najlepszą we wszystkim?
W większości przypadków ludzie i tak nie docenią Twojego dodatkowego wysiłku ponad te zwyczajowe 20% z zasady Pareta. Jasne, czasem warto zrobić coś ekstra - ale tylko przy tych naprawdę nielicznych rzeczach o najwyższej wadze.
Obowiązki domowe się do nich nie zaliczają.
Pułapka planowania
Kiedy zaczynasz nowy projekt albo nowy etap w życiu, zawsze kusi, żeby najpierw wymyślić najlepszy sposób zarządzania nim. Szczególnie wtedy, gdy masz zrobić coś, na czym średnio się znasz i nie potrafisz nawet przewidzieć wszystkich kroków.
Każda z nas to zna: spędziłyśmy dwa dni na szukaniu idealnej aplikacji na nadchodzący wyjazd, zamiast sprawdzić, dokąd właściwie jechać i co tam robić. A potem i tak jesteśmy rozczarowane tą aplikacją, bo jest skrojona pod styl podróżowania osoby, która ją zrobiła, a nie pod nasz.
Albo tworzymy idealny system organizacji wszystkich materiałów i narzędzi do nowego hobby, a po miesiącu i tak panuje bałagan: połowa pudełek jest przepełniona, druga połowa świeci pustkami. Koniec końców dalej nie możesz znaleźć swojego ulubionego pędzla.
Kończymy sfrustrowane i zmęczone, bo poświęciłyśmy mnóstwo czasu - a często i pieniędzy - na wymyślanie najlepszego sposobu na zrobienie czegoś, tylko że teraz to nasze rozwiązanie stoi nam na drodze, a sam projekt ani drgnął.
Dlatego szukanie idealnego systemu, zanim w ogóle zaczniesz, nie jest najlepszą strategią. Kończysz, zarządzając zarządzaniem projektem zamiast samym projektem - bo tak naprawdę nie wiedziałaś, czego potrzebujesz.
U mnie okazało się, że przy większości wyjazdów wystarczy wrzucić do kalendarza szczegóły lotu i hotelu - tym bardziej, że zwykle same importują się z maila. Przy bardziej skomplikowanych podróżach czasem przyda się prosty arkusz.
Ale nie sądzę, żeby warto było zaczynać od wielkiego szablonu na wyjazd, którego zrozumienie albo dostosowanie do siebie zajmie Ci wieczność. Zwłaszcza jeśli niewiele podróżowałaś i sama jeszcze nie wiesz, czego potrzebujesz.
A jeśli chodzi o przechowywanie narzędzi - najprościej jest pozbyć się tych, których nie używasz. Jeśli jesteś wobec siebie naprawdę szczera, wiesz, które to są: te, po które nigdy nie sięgasz, bo masz inne, które lubisz bardziej.
To oczywiście dotyczy też zarządzania projektami w pracy. Nikt nie doceni Twojego pięknego arkusza z planem ani systemu do śledzenia błędów, jeśli oddasz projekt miesiąc po terminie, bo musiałaś poświęcić mnóstwo czasu na zarządzanie systemem do zarządzania.
Kiedy już wiesz, czego naprawdę potrzebujesz, dużo łatwiej znaleźć system, który pomaga ogarniać życie, zamiast być kolejnym zadaniem na liście.
Pułapka FOMO
Nic tak nie odbiera przyjemności z życia jak strach przed tym, że coś Cię ominie. Tak kusi, żeby wziąć na siebie jeszcze jeden projekt w pracy i pokazać szefowi, ile potrafisz, chodzić na więcej imprez i koncertów, na wszystkie eventy networkingowe albo na każdy wyjazd, który podrzucą Ci znajomi… wiesz, o co chodzi. I pewnie aż za dobrze wiesz, o czym mówię.
Bo przecież nie chcesz przegapić przygody, po której wszyscy się do siebie zbliżą, a Ty zostaniesz poza grupą. Albo nie chcesz odpuścić zadania w pracy, bo naprawdę zależy Ci na awansie.
Tylko że nie da się robić wszystkiego, co Ci proponują. Jasne, wyjazd to może być tylko długi weekend - ale jeśli tydzień wcześniej i tydzień później idziesz na imprezę, nagle przez prawie miesiąc nie masz kiedy się zregenerować.
Jak pisał Greg McKeown w swoim słynnym Esencjalizmie: jeśli to nie jest wyraźne tak, to jest to wyraźne nie. Warto o tym pamiętać, kiedy następnym razem dostaniesz zaproszenie, a Twoja pierwsza reakcja to no w sumie mogę.
Wypełnianie życia rzeczami, które no możesz zrobić, nie zostawia zbyt wiele miejsca na te, które absolutnie chcesz zrobić. Twój czas i Twoja energia są ograniczone, więc oszczędzaj je na to drugie.
Życie jest za krótkie, żeby wypełniać je doświadczeniami, które są tylko ok.
Krótko mówiąc
To, że coś możemy zrobić, nie znaczy, że powinnyśmy. Wiele okazji, które do nas przychodzą, wcale nie jest wartych naszego czasu. A rzeczy, które musimy zrobić? Bardzo rzadko wymagają od nas dawania z siebie stu procent.
Najlepsze, co możesz zrobić ze swoim życiem, to odpuścić myślenie o tym, jak powinnaś robić pewne rzeczy albo jakie Twoje życie stanie się ułożone i perfekcyjne, gdy tylko znajdziesz idealny sposób zarządzania nim.
Twoje życie nigdy nie będzie idealne, więc zrób sobie przysługę: uwolnij trochę czasu i wydaj go na rzeczy, które naprawdę sprawiają Ci przyjemność.
